Senden Sie eine schriftliche Anfrage an event@univie.ac.at mit stichwortartigen Angaben zu Titel, Art und Inhalt der Veranstaltung, raumbezogenen und ggf. technischen Anforderungen, erwarteter Personenanzahl sowie dem Wunschtermin und -veranstaltungsort. Ihre Ansprechpartner*innen werden sich umgehend mit Ihnen in Verbindung setzen. Sind geeignete Räumlichkeiten gefunden, erhalten Sie eine erste Leistungsübersicht auf Basis der genannten Anforderung und in Folge ein entsprechendes Antragsformular. Bei Genehmigung der Veranstaltung wird der Antrag seitens Veranstaltungsmanagement gegengezeichnet und an die von Ihnen angegebene E-Mail Adresse zurückgesandt.
Eine detaillierte Übersicht zur Vorgangsweise der Planung und Durchführung wissenschaftlicher Veranstaltungen an der Universität Wien finden Sie hier.
An welchen Standorten kann ich Räume für Veranstaltungen reservieren?
Zahlreiche Räume an verschiedenen Standorten der Universität Wien sind geeignet, um Veranstaltungen durchzuführen. Unter den mehr als 60 Standorten bieten vor allem das Hauptgebäude (HG) und der Campus der Universität Wien (UC) sowie die Universitätsgebäude in der Währinger Straße 29 (W29) und am Oskar-Morgenstern-Platz 1 (OMP) einen idealen Rahmen für Veranstaltungen.
Welche Räume kann ich für Veranstaltungen buchen?
Unsere Veranstaltungsräume können ganzjährig genutzt werden. In der vorlesungsfreien Zeit sowie außerhalb der Prüfungswochen stehen zusätzlich auch Lehrveranstaltungsräume (Hörsäle, Seminar- und PC-Räume) für wissenschaftliche Veranstaltungen zur Verfügung.
Kann ich auch Lehrveranstaltungsräume während des Semesters für eine Veranstaltung buchen?
Die Räume und Flächen der Universität Wien stehen in erster Linie Forschung und Lehre zur Verfügung und Lehrveranstaltungen haben in der Vorlesungs- und Prüfungszeit in den Hörsälen, Seminar- und PC-Räumen Priorität. Kurzfristige Buchungen von Lehrveranstaltungsräumen sind während der Vorlesungs- und Prüfungszeit über das Hörsaalmanagement möglich, sofern diese Räume verfügbar sein sollten.
Welche Fristen muss ich bei der Buchung von Veranstaltungsräumen beachten?
Es gibt keine Fristen für die Buchung von Veranstaltungsräumen. Diese Raumbuchungen erfolgen prinzipiell nach dem zeitlichen Einlangen der Anfragen. Generell wird empfohlen, Veranstaltungsräume möglichst früh zu buchen, um zu gewährleisten, dass die gewünschten Räume für den gewünschten Zeitraum verfügbar sind. Vor allem bei regelmäßig wiederkehrenden Veranstaltungsformaten (monatlich, pro Semester, jährlich, etc.) müssen Wunschtermine (auch mehrjährig) rechtzeitig gebucht werden. Es besteht kein Anspruch auf Räume/Termine, die nicht explizit angefragt wurden und vom Veranstaltungsmanagement mit einem genehmigten Antrag bestätigt wurden.
Veranstaltungsorganisation
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Wie organisiere ich eine Veranstaltung?
Hier finden Sie einen Step-by-Step Leitfaden zur Organisation von Veranstaltungen.
Welche Veranstaltungen werden nicht genehmigt?
Generell gilt, dass Veranstaltungen, die (a) fragwürdigen Inhalts sind, (b) den Interessen und dem Selbstverständnis der Universität Wien widersprechen, (c) potenzielle Gefahren für Personen, Gebäude und/oder den universitären Betrieb aufweisen, nicht genehmigungsfähig sind.
Warum finden keine privaten Feiern (Hochzeiten, Geburtstagsfeiern, private Partys etc.), keine parteipolitischen Veranstaltungen oder religiösen Zeremonien im Arkadenhof oder in anderen Räumlichkeiten der Universität statt?
Die Räumlichkeiten der Universität Wien sind universitären und wissenschaftlichen Veranstaltungen vorbehalten.
Müssen Student*innen-Feste angemeldet werden?
Ja, Student*innen-Feste können entweder über die ÖH (Universitäts-, Fakultäts- und Studienvertretungen) oder über Organisationseinheiten (bzw. Subeinheiten) der Universität Wien unter Nennung einer verantwortlichen Ansprechperson mit entsprechenden Kontaktdaten beantragt werden.
Gibt es eine exklusive Cateringkooperation für Veranstaltungen an der Universität Wien?
Nein, Sie können ein Unternehmen Ihrer Wahl mit dem Catering beauftragen. Wir bitten Sie allerdings uns die Kontaktdaten Ihrer Cateringansprechperson zukommen zu lassen, damit wir den An- und Abtransport, die benötigte Infrastruktur etc. abklären können. Unsere Empfehlungen von Cateringanbieter*innen mit denen wir in den letzten Jahren gut zusammengearbeitet haben, finden Sie hier.
Können Sie mir ein Cateringunternehmen, eine Kinderbetreuung, Fotograf*innen, Musiker*innen, Dekorateur*innen etc. empfehlen?
Eine Auflistung unserer Partner*innen und Kooperationen mit denen wir eine langjährige Zusammenarbeit pflegen und sehr gute Erfahrungen gemacht haben, finden Sie hier.
Warum benötige ich eine Person für die Veranstaltungsbetreuung?
Der/Die Veranstaltungsbetreuer*in kümmert sich um Schließdienste sowie um Fehlerbehebungen, unterstützt Sie bei unvorhergesehenen Problemen und fungiert als Schnittstelle zu externen Dienstleister*innen.
Finanzielles
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Gibt es eine Preisliste?
Individuelle Preislisten sind auf Anfrage unter der E-Mail Adresse event@univie.ac.at erhältlich.
