FAQs

Folgende Fragen stellen sich bei der Beauftragung des Kongress- und Tagungsservice:

 

• Wer ist offizielle*r Veranstalter*in? 
  Bitte beachten Sie, dass es nur 1 Veranstalter*in geben darf. Hier ist der Veranstalter gemeint, bei dem nach Abrechnung der Veranstaltung Gewinn und Verlust bleibt.
  Sobald es mehrere Veranstalter*innen gibt, muss eine Gesellschaft bürgerlichen Rechts gegründet werden. 
  Alle weiteren Beteiligten dürfen als "Unterstützer*innen", "wissenschaftliche Kooperationspartner*innen" oder "Sponsor*innen" auftreten.
  
  

 

• Ist eine Raumbuchung über das Raummanagement des Veranstaltungsmanagements der Universität Wien notwendig?
  Sobald Räumlichkeiten an der Universität Wien benötigt werden ist abzuklären, ob diese über das Raummanagement des Veranstaltungsmanagements gebucht werden müssen.
  Auf der Website des Raummanagements finden Sie eine Step-by-Step-Event-Anleitung.
  
  

 

• Welche Leistungen des Teams vom Kongress- und Tagungsservice werden benötigt?
  Das Kongress- und Tagungsservice bietet unterschiedliche Leistungen von der Teilnehmer*innen-Verwaltung und Website-Betreuung über das Abstract-Handling hin zur Hotelkontingent-Verwaltung an. Alle Leistungen finden Sie in unserer Preisliste bzw. auf unserer Website. 
  Bitte nutzen Sie unser Online-Formular, um uns eine Anfrage zu senden.
  
  ACHTUNG: Bitte planen Sie - sobald von Ihrer Seite alle Rahmenbedingungen geklärt sind - für die Erstellung und Testphase von Online-Abstracteinreichung / -Registrierung / -Hotelbuchung ca. 14 Tagen ein!
  
  

 

• Ist die Beantragung einer DP-Innenauftragsnummer notwendig/schon erfolgt?
  Ob eine DP-Innenauftragsnummer notwendig ist und wie dieses beantragt werden kann, können Sie hier nachlesen.
  
  

 

• Wurde das gesendete Angebot bereits unterschrieben retourniert?
  Nach Bekanntgabe der notwendigen Kongressservice-Leistungen erhalten Sie ein Angebot. Bitte sehen Sie dieses genau durch und senden Sie es unterschrieben retour, um das Kongress- und Tagungsservice-Team offiziell zu beauftragen.

 

Sind all diese Fragen mit Ihrer*m Kongresskoordinator*in geklärt, wird diese*r mit Ihnen die weiteren Schritte abklären.

Personen, die bei Ihrer Veranstaltungen mitarbeiten, müssen ein aufrechtes Dienstverhältnis mit der Universität Wien haben.
Sofern Personal über das Veranstaltungsmanagement gebucht wird, besteht dieses bereits.
Für Mitarbeiter*innen, die in keinem Dienstverhältnis mit der Universität Wien stehen, weder als wissenschaftliches noch als allgemeines Personal, muss für die Dauer der Beschäftigung eines abgeschlossen werden.
Bitte setzen Sie sich hierfür zeitgerecht – um etwaige Fristen der Anmeldung einhalten zu können (mindestens 3 Wochen vor Dienstbeginn) – mit der für Sie zuständigen Person in der Personaladministration in Verbindung.

Für alle Veranstaltungen mit einem Gesamtbudget von über EUR 5.000 muss eine eigene DP-Innenauftragsnummer angelegt werden. 

Bitte finden Sie weitere Informationen auf der Drittmittel-Homepage.

ACHTUNG: Eine DP-Innenauftragsnummer kann nur angelegt werden, wenn die Universität Wien offizielle Veranstalterin der Veranstaltung ist.

Andere Institution ist Veranstalter*in: In diesem Fall muss mit der DLE Finanzwesen und Controlling (FinCo) abgeklärt werden, ob ein anderes Konto angelegt werden kann/muss.
Wenn das Kongressservice die Teilnehmer*innen-Verwaltung übernimmt, legt das Kongressservice ein ET-Konto für die Abwicklung der Teilnahmegebühren an.

Über die angelegte Innenauftragsnummer können bereits vor ersten Zahlungseingängen Ausgaben finanziert werden.

Konferenzen/Kongresse/Tagungen (> € 5.000,-) 

Anträge für Konferenzen/Kongresse/Tagungen werden nicht im u:cris erfasst. 
Aus diesem Grund benötigt das Drittmittelcontrolling für die Einrichtung einer DP-Innenauftragsnummer folgende Unterlagen: § 27-Erhebungsblatt FIN/F1 ein kurzer Abstract mit folgenden Punkten:

• Thema, Datum und Ort der Tagung/des Kongresses
• Finanz- und Zeitplan (inklusive Vor- und Nachbereitungszeit)
• geplante Teilnehmer*innenzahl
• geplante Sponsor*innen und Mitveranstalter*innen (Kopie der Förderzusage oder beiderseitig unterschriebener Vertrag)

Die Projektleitung wird nach Einrichtung der DP-Innenauftragsnummer gem. § 28 UG 2002 vom Rektorat bevollmächtigt, damit sie in weiterer Folge alle notwendigen Rechtsgeschäfte im Rahmen des Projektes abwickeln kann. 

Kontakt: 
Mag. Christine Calvet 
Universität Wien
Finanzwesen und Controlling (Quästur) 
A-1010 Wien
Universitätsring 1 

T 01/4277-125 60 
F 01/4277-8 125 60 
E christine.calvet@univie.ac.at 
W https://intra.univie.ac.at/themen-a-z-alt/d/drittmittelservices/drittmittelservices   

Formular: FIN_F1

Weitere Informationen zu Konferenzen/Innenauftragsnummer finden Sie auf der Drittmittel-Homepage.

Wenn Sie bereits eine DP-Innenauftragsnummer angelegt haben, schicken Sie diese bitte Sie Ihrer*m Kongresskoordinator*in, sobald Sie diese erhalten haben.

Die DLE Finanzwesen und Controlling (FinCo) gibt vor, dass eine Sichtberechtigung für Ihre DP-Innenauftragsnummer für das Kongressservice (genauer gesagt für 2 Mitarbeiter*innen des Kongressservices) benötigt wird, sobald dieses für die Abwicklung der Teilnahmegebühren zuständig ist.
Dies ist notwendig, damit die Zahlungen der Teilnahmegebühren direkt über Ihre DP-Innenauftragsnummer laufen und die Zahlungseingänge für die Registrierungsgebühren vom Kongressservice kontrolliert werden können. Die Zahlungen können so im System bei den Registrierungsaufträgen gebucht werden, um den Teilnehmer*innen im Anschluss eine Zahlungsbestätigung schicken zu können.

Eine direkte Gutschrift der Kreditkartenzahlungen auf Ihre DP-Innenauftragsnummer ist technisch leider nicht möglich – hier koordinieren wir eine monatliche Umbuchung. 

Wenn Sie die Sichtberechtigung gewähren möchten, müssen Sie bitte die zwei FIN02 Formulare unten ausfüllen und an die FinCo schicken - die Kontaktdaten der jeweiligen Kongressservice-Mitarbeiterinnen sind bereits ausgefüllt:

• Margarethe Jurenitsch (margarethe.jurenitsch@univie.ac.at)
• Alexandra Wassipaul (alexandra.wassipaul@univie.ac.at) 

Bitte schicken Sie die Formulare direkt an sap.finanzwesen@univie.ac.at.

Hier geht es ausschließlich um die Sichtberechtigung. Bei der Rechnungsprüfung muss das Veranstaltungsmanagement (VAM) nicht angegeben werden. Sobald Sie angeben, dass das VAM involviert ist, gibt die FinCo automatisch eine*n Kongressservice-Mitarbeiter*in als Ersatzrechnungsprüfer*in für ein Backup an. Da aber alle Ausgangsrechnungen von Ihrer DP-Innenauftragsnummer beglichen werden, geben Sie bitte jemanden aus Ihrem internen Team als 1. Rechnungsprüfer*in bekannt. 

Formulare: 
FIN_02_AW
FIN_02_MJ

2021 - 2023

Wien unterstützt Veranstalter von Kongressen und Firmenveranstaltungen mit dem Vienna Meeting Fund 2021-2023. Die Förderung hat ein Gesamtvolumen von 4 Millionen Euro, das durch die Stadt Wien zur Verfügung gestellt wird und richtet sich an nationale und internationale Veranstalter, die Meetings in Wien planen und im Zeitraum von 1. Mai 2021 bis 31. Dezember 2023 durchführen.

ab 2024 

Ab steht der Vienna Convention Fund 2024+ zur Verfügung.

Gefördert werden Kongresse, die ab 2024 in den Monaten Jänner-April, Juli, August, November und Dezember in Wien durchgeführt werden. Einreichungen sind ab 1. Mai 2021 möglich.

BITTE BEACHTEN: Der Veranstalter muss im Rahmen aller Marketingmaßnahmen, die mit der geförderten Veranstaltung in Zusammenhang stehen, die Förderung durch den Wiener Tourismusverband mit dem Logo der Meeting Destination Vienna prominent dort ausweisen, wo es sinnvoll und thematisch stimmig ist.

Sobald Sie eine Förderzusage vom VCB erhalten haben, informieren Sie dieses bitte über Ihre DP-Innenauftragsnummer, damit diese bei der Zahlung angegeben und vom Finanzwesen & Controlling anschließend zugeordnet werden kann.

Im Idealfall senden Sie dem VCB eine Rechnung, auf der die DP-Innenauftragsnummer angegeben ist. Bitte beachten Sie die Informationen zu externen Ausgangsrechnungen.

Es kommt immer wieder einmal vor, dass Teilnahmegebühren mittels Interne Leistungsverrechnung (ILV) über eine Kostenstelle oder Innenauftragsnummer abgerechnet werden.

In diesem Fall muss eine ILV über das jeweilige Projektkonto der Veranstaltung vorgenommen werden (siehe DP-Konto).

Hierfür muss bitte die Rechnung über die Teilnahmegebühren an die für die DP-Innenauftragsnummer zuständige Person weitergegeben werden, damit diese eine ILV erstellt (Informationen und Formular (FIN/G3) hierzu finden Sie im Intranet unter Interne Verrechnung).
Das ausgefüllte FIN/G3-Formular muss dann an das Finanzwesen und Controlling (FinCo) zur Umbuchung weitergeleitet werden. Im Idealfall bitte das ET/DP, von dem das Geld bezahlt wird in der Zusatzinfo eintragen, damit die Buchung besser in SAP ersichtlich ist.

Bitte setzen Sie sich hierzu bei Rückfragen direkt mit der DLE Finanzwesen und Controlling in Verbindung.

Wenn Organisationseinheiten der Universität Wien Leistungen für Dritte erbringen, wird grundsätzlich eine Rechnung gelegt (= Ausgangsrechnung). Bei der Ausstellung von Ausgangsrechnungen an Dritte sind insbesondere Formvorschriften zu beachten, die dem Rechnungslegungsgesetz entsprechen und somit sicherstellen, dass die Rechnungen von jedem Unternehmen anerkannt werden.

Die Ausstellung von Ausgangsrechnungen kann entweder durch die Organisationseinheit selbst oder durch die DLE Finanzwesen und Controlling erfolgen. Die Verbuchung der Rechnung und jene des Zahlungseinganges erfolgt zentral über die DLE Finanzwesen und Controlling.

• durch die Organisationseinheit
  Bei der Ausstellung der Rechnungen sind die genannten Formvorschriften zu beachten. Zur Vereinfachung wird die Verwendung des Formulars (FIN/D1) für Ausgangsrechnungen empfohlen.
  Es wird umgehend um die Übermittlung einer Kopie der ausgestellten Rechnung per Fax oder E-Mail an die DLE Finanzwesen und Controlling gebeten.
  Dadurch kann der Zahlungseingang kontrolliert und der jeweiligen Organisationseinheit zugeordnet werden und in Absprache mit der Organisationseinheit gegebenenfalls die Zahlung eingemahnt werden. Bitte finden Sie weitere Informationen im Intranet unter Ausgangsrechnungen. 
  
  
• durch die DLE Finanzwesen und Controlling
  Die DLE Finanzwesen und Controlling bietet den Organisationseinheiten die Ausstellung der Rechnungen an. Von der Organisationseinheit müssen dafür sämtliche Rechnungsinformationen wie Kunde, Kundenanschrift, Rechnungstext und Rechnungsbetrag bekannt gegeben werden. Die Überwachung des Zahlungseingangs sowie das mit der Organisationseinheit abgestimmte Mahnwesen werden von der DLE Finanzwesen und Controlling durchgeführt.

Bitte setzen Sie sich hierzu bei Rückfragen direkt mit der DLE Finanzwesen und Controlling in Verbindung.

Sofern keine Rechnung ausgestellt wurde, ist es möglich, dass Zahlungen nicht umgehend der entsprechenden Organisationseinheit zugeordnet werden können. Sollte eine Organisationseinheit den Eingang von Erlösen vermissen, dürfen wir um Kontaktaufnahme mit der DLE Finanzwesen und Controlling ersuchen.

Es wird umgehend um die Übermittlung einer Kopie der ausgestellten Rechnung per Fax oder E-Mail an die DLE Finanzwesen und Controlling gebeten.
Dadurch kann der Zahlungseingang kontrolliert und der jeweiligen Organisationseinheit zugeordnet werden und in Absprache mit der Organisationseinheit gegebenenfalls die Zahlung eingemahnt werden.

Im Intranet können Sie eine Anleitung zur korrekten Erstellung externer Ausgangsrechnungen finden.

Bitte setzen Sie sich hierzu bei Rückfragen direkt mit der DLE Finanzwesen und Controlling in Verbindung.

Setzen auch Sie ein Zeichen für die Umwelt und lassen Sie Ihre Veranstaltung zertifizieren!
Wir unterstützen Sie gerne in der Umsetzung Ihres „Green Meetings" an der Universität Wien als Lizenznehmer*in.

Das Veranstaltungsmanagement der Universität Wien ist seit September 2015 Lizenznehmerin für "Green Meeting"-Zertifizierungen und konnte in den vergangenen Jahren einige Zertifizierungen durchführen.

Wenn Sie Interesse an einer Zertifizierung haben, wenden Sie sich bitte an congress@univie.ac.at.
Beim Anstreben eines "Green Meetings"/"Green Events" ist eine entsprechende Kommunikation nach außen von Anfang an von besonders großer Bedeutung. Unsere Green Meeting-Beauftragten beraten Sie gerne in einem persönlichen Gespräch.

Bitte beachten Sie, dass eine Zertifizierung nur an bestimmten Standorten möglich ist.

Weitere Informationen zu "Green Meetings" und "Green Events" finden Sie hier.

Zertifizierte Standorte

Immer mehr Standorte der Universität Wien werden nach den Kriterien des Österreichischen Umweltzeichens zertifiziert.

Folgende Standorte bzw. Räume sind bereits zertifiziert:

 

• Hauptgebäude der Universität Wien (HG)
• Campus der Universität Wien (UC) - Ausnahme: Alte Kapelle
• Sky Lounge, Oskar-Morgenstern-Platz (OMP)
• University of Vienna Biology Building (UBB)

 

Abgesehen davon ist der Standort der Universität Wien an Oskar-Morgenstern-Platz 1 als Green Building zertifiziert.

Eine Veranstaltung muss nicht gleich als „Green Event“ oder „Green Meeting“ zertifiziert sein, um nachhaltig zu sein. Auch ohne Zertifizierung kann man in einigen Bereichen seinen Beitrag in Richtung Umweltschutz leisten.

Angelehnt an den Kriterienkatalog „UZ62 - Green Meetings und Green Events“, der vom Bundesministerium für Landwirtschaft, Regionen und Tourismus in Zusammenarbeit mit dem Verein für Konsumenteninformation ausgearbeitet wurde, wollen wir Ihnen zeigen, worauf leicht bei der Planung und Umsetzung von Veranstaltungen geachtet werden kann. Hierfür wurde ein Leitfaden geschrieben, der Ihnen helfen soll Ihre Veranstaltung so nachhaltig wie möglich zu gestalten.

Gerne steht das Kongress- und Tagungsservice des Veranstaltungsmanagements der Universität Wien bei Fragen zur Verfügung und gibt Auskunft über umweltfreundliche und nachhaltig produzierende Anbieter. 

Mit der TafelBox werden bereits verkochte Lebensmittel und zubereitete Speisen von Catering-Unternehmen bei Veranstaltungen vor der Entsorgung bewahrt.

Eine innovative und einfache Lösung zur Rettung guter Lebensmittel.

Die TafelBox ist lebensmittelecht und biologisch abbaubar.

Bei Interesse bestellen Sie Ihre TafelBoxen entweder direkt auf der Website oder kontaktieren Sie Ihre*n Green Meeting-Beauftragte*n.

Folgende Leistungen können auch für reine Online-Veranstaltungen angeboten werden:

• Teilnehmer*innen-Verwaltung
• Abstract-Handling
• Website Betreuung

Folgende Leistungen können für hybride Events angeboten werden:

• Teilnehmer*innen-Verwaltung
• Abstract-Handling
• Website Betreuung
• Kongressmaterialien (für Teilnehmer*innen/Vortragende,... vor Ort)
• Hotelkontingent-Verwaltung (für Teilnehmer*innen/Vortragende,... vor Ort)
• Airline-Kooperation (für Teilnehmer*innen/Vortragende,... vor Ort)

Bitte beachten Sie auch unsere Fragen und Antworten aus der Praxis zu Online-Veranstaltungen und hybriden Events.

Bei Fragen bezüglich Räumen und technischer Ausstattung für Online-Veranstaltungen und hybride Events wenden Sie sich bitte an das Raummanagement.

Auch bei Online-Veranstaltungen bzw. hybriden Events kann man den Teilnehmer*innen Wien näherbringen.

Das Vienna Convention Bureau unterstützt folgendermaßen dabei:

• Videomaterial zu Wien (z.B. speziell für virtuelle Kongresse produzierte City Walks oder die Youtube Serie "VIENNA/NOW"), Footage-Material
• Bildmaterial, das Wien in allen Jahreszeiten und in allen Facetten darstellt
• Vienna Backgrounds zum Download für Vortragende oder Teilnehmer*innen
• Virtuelle Touren durch Wiens Museen und spannende Locations

Auch die Universität Wien bietet eine virtuelle Tour durch das Hauptgebäude und den Campus an.

Europäische Reiseversicherung bietet eine Haftpflichtversicherung für Event- und Kongressveranstalter*innen an.

Weiterführende Informationen:

• Antrag Event- und Kongressveranstalter
• Informationsblatt zu Versicherungsprodukten
• Versicherungsbedingungen für die Haftpflichtversicherung (AHVB, EHVB 2018)
• Versicherungsbedingungen für die Haftpflichtversicherung (AHVB, EHVB 1993 idF. 07/2012)
• Versicherungsbedingungen für die Haftpflichtversicherung (AHVB, EHVB 2015)

Ihr Ansprechpartner:
Rudolf Toth
Telefon: +43 1 3172600 73384
Mobil: +43 676 88246 255
E-Mail: rudolf.toth@europaeische.at

Um Ärger und finanzielle Nachteile zu ersparen, empfehlen wir den Teilnehmer*innen den Abschluss einer Kongress-Stornoversicherung der Europäischen Reiseversicherung.

Bitte finden Sie weitere Informationen hier.

Übernimmt das Kongressservice die Teilnehmer*innen-Verwaltung und/oder Hotelkontinent-Verwaltung für Ihre Veranstaltung?
Informationen zur Europäischen Reiseversicherung werden in den Registrierungs-/Hotelbuchungsbestätigungen eingebunden.

Hier können Sie für Uni Wien-Mitarbeiter*innen eine Service-E-Mail-Adresse beantragen.

Bitte finden Sie weitere Informationen hier.

Hier können Sie als Uni Wien-Mitarbeiter*in eine Kongress-Website (univie.ac.at) beantragen.
Gerne unterstützen wir Sie auch bei der Beantragung Ihrer Website.

Bei Kongresswebseiten bitte im Feld Weitere Anmerkungen "Kongresstemplate" eintragen.
Hier kann auch vermerkt werden, dass die Seite sofort online gestellt werden kann (ist dann sofort im Web zu finden - auch ohne Content unsererseits).

Ihre Wunschdomain - Sie haben zwei Möglichkeiten, wie Ihre Domain lauten kann:

• Kostenlos: Die URL einer TYPO3-Seite endet mit .univie.ac.at. Was davor steht, können Sie frei wählen.
  Beispiel: http://pflegeethik.univie.ac.at
• Kostenpflichtig: Auf Wunsch registrieren wir gemeinsam mit dem ZID jeden beliebigen Domainnamen.
  Beispiel: https://www.ecm2019.org 

Services für solche Domains (Webspace, TYPO3, E-Mail etc.) werden durch den ZID nur erbracht, wenn die Domain administrativ und technisch vom ZID verwaltet wird. In diesem Fall erhält die Domain automatisch ein SSL- Zertifikat, die Webseiten sind nur per https:// erreichbar.

Worauf Sie bei der Wahl Ihrer Wunschdomain achten sollten:

• Die URL sollte aussagekräftig sein.
  Beispiel: besser „pflegeethik“ statt „pe2019“
• Vermeiden Sie zu lange URLs.
  Beispiel: besser „pflegeethik“ statt „institut-fuer-allgemeine-und-experimentelle-pugilistik“
• Sonderzeichen, Leerzeichen und Umlaute sind nicht erlaubt, Bindestriche sind erlaubt.
• Verwenden Sie ausschließlich Kleinbuchstaben.

Weitere Informationen finden Sie hier.